vom 12.03.2025
1. Diese Richtlinien gelten für die Unternehmen EWL Solutions Deutschland GmbH (nachfolgend: die „Gesellschaft“). Diese Richtlinien beschreiben das Vorgehen zum Whistleblowing (nachfolgend: die „Richtlinien“) im Sinne des Gesetzes für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen vom
31.05.2023 (nachfolgend: das „Gesetz“) ein.
2. Die Einführung diesen Richtlinien berührt nicht die Funktionsweise anderer (nicht im gesetzlichen Sinne meldepflichtiger) Verfahren in der Gesellschaft, die ihren unabhängigen und in sich geschlossenen Charakter behalten. Die Mitarbeiter können Hinweise auf Verstöße unter Umgehung der Richtlinien, auch im Rahmen gesonderter Verfahren, melden.
3. Diese Richtlinien gelten für die Meldung und die Offenlegung von Informationen über
a) Verstöße gegen das Recht der Europäischen Union, die in den sachlichen i. Anwendungsbereich der Whistleblowing-Richtlinie fallen, einschließlich:
• Öffentliches Auftragswesen;
• Finanzdienstleistungen, -produkte und -märkte sowie Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung;
• Produktsicherheit und Konformität;
• Transportsicherheit;
• Schutz der Umwelt;
• Strahlenschutz und nukleare Sicherheit;
• Lebens- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz;
• Volksgesundheit;
• Verbraucherschutz;
• Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netzwerk- und Informationssystemen. ii. Verstöße zum Nachteil der finanziellen Interessen der Europäischen Union im Sinne von Artikel 325 AEUV und wie in den einschlägigen Rechtsakten der Union näher ausgeführt; und iii. Verstöße im Zusammenhang mit dem Binnenmarkt im Sinne von Artikel 26 Absatz 2 AEUV, einschließlich Verstößen gegen die Wettbewerbs- und Beihilfevorschriften der Union sowie Verstöße gegen den Binnenmarkt im Zusammenhang mit Handlungen, die gegen die Körperschaftsteuervorschriften verstoßen, oder gegen Gestaltungen, mit denen ein Steuervorteil erlangt werden soll, der dem Ziel oder Zweck des anwendbaren Körperschaftsteuerrechts zuwiderläuft.
b) Jeder andere Verstoß in den Bereichen, die durch nationale Gesetze vorgeschrieben sind.
Die in der Richtlinien verwendeten Begriffe haben die folgende Bedeutung:
a) Folgemaßnahmen – Maßnahmen, die ergriffen werden, um den Wahrheitsgehalt der in der Meldung enthaltenen Informationen zu prüfen und den Rechtsverstoß, der Gegenstand der Meldung ist, zu bekämpfen, insbesondere durch eine Untersuchung, die Einleitung eines Kontrolloder Verwaltungsverfahrens, die Erhebung einer Anklage, Maßnahmen zur Wiedereinziehung von Geldern oder den Abschluss eines Verfahrens, das im Rahmen des internen Melde- und Folgeverfahrens für Verstöße durchgeführt wurde,
b) Informationen über Verstöße (Rechtsverstöße) – Informationen, einschließlich eines begründeten Verdachts, über einen tatsächlichen oder potenziellen Verstoß, der bei einer juristischen Person, mit der der Whistleblower am Einstellungsverfahren oder an anderen vorvertraglichen Verhandlungen teilgenommen hat, arbeitet oder gearbeitet hat, oder bei einer anderen juristischen Person, mit der der Whistleblower beruflich in Kontakt steht oder gestanden hat, eingetreten ist oder wahrscheinlich eintreten wird, oder Informationen über einen Versuch, einen solchen Verstoß zu verbergen,
c) Meldungsempfänger – eine von der Gesellschaft zur Entgegennahme von Hinweisen ermächtigte Stelle (Person bzw. Unternehmen), deren Aufgaben und Befugnisse im Einzelnen im Verfahren, insbesondere in Kapitel IV, dargelegt sind;
d) Inspektor – ein Compliance-Beauftragter, d. h. eine Funktion, die von Personen ausgeübt wird, die die Position eines People Care Managers bei EWL Group innehaben und deren detaillierte Aufgaben und Befugnisse in der Richtlinie, insbesondere in Kapitel IV, festgelegt sind,
e) Arbeitsbezogener Kontext – ist zu verstehen als vergangene, gegenwärtige oder künftige arbeitsbezogene Tätigkeiten auf der Grundlage eines Arbeitsverhältnisses oder eines anderen Rechtsverhältnisses, das die Grundlage für die Erbringung von Arbeit oder Dienstleistungen oder die Ausübung von Funktionen im oder für das Unternehmen oder die Ausübung von Diensten im Unternehmen bildet, in deren Verlauf Informationen über einen Gesetzesverstoß erlangt wurden und die Möglichkeit besteht, Vergeltungsmaßnahmen zu ergreifen,
f) Verstoß (Rechtsverstöße) – eine Handlung oder Unterlassung, im Rahmen einer beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit, die rechtswidrig sind und Vorschriften oder Rechtsgebiete betreffen, die in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 1 Abs. 3 fallen,
g) DSGVO – Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (Amtsblatt der EU L 119 vom 04.05.2016, S. 1, in der jeweils geltenden Fassung),
h) Hinweisgeber oder Whistleblower – eine Person, die dem Unternehmen eine Verletzung von Informationen meldet oder gemeldet hat, die sie in einem arbeitsbezogenen Kontext erhalten hat,
i) Benachrichtigung – mündliche oder schriftliche Mitteilung von Informationen über Verstöße an das Unternehmen, wie im Gesetz vorgeschrieben,
j) EWL Group – die Eigentümergesellschaft, d.h. EWL GROUP S.A. mit Sitz in Warszawa, Adresse: Aleje Jerozolimskie 160, 02-326 Warszawa, eingetragen im Unternehmerregister, geführt durch das 3 Landgericht für die Hauptstadt Warszawa in Warschau, XII Wirtschaftsabteilung des Landesgerichtsregisters unter der KRS-Nummer: 0001062482, mit der Steueridentifikationsnummer NIP: 7011108880 und der REGON-Nummer: 523324404.
1. Meldungen sind an den Meldungsempfänger zu richten.
2. Für die Einreichung von Meldungen sind die folgenden Formen vorgesehen:
a) schriftlich in Papierform – durch Übersendung der Mitteilung an die Adresse von EWL: Aleje Jerozolimskie 160, 02-326 Warszawa, Polen, mit dem Vermerk „To the WhistleblowerInspector“ auf der Sendung;
b) schriftlich in elektronischer Form an die E-Mail Adresse: [email protected],
c) mündlich – in Form eines persönlichen Gesprächs unter den in Absatz 5 genannten Bedingungen.
3. Auf ausdrücklichen Wunsch des Hinweisgebers kann eine mündliche Meldung in Form eines persönlichen Treffens innerhalb von 14 Tagen nach Eingang des Antrags auf ein persönliches Treffen abgegeben werden, wobei der Antrag auf ein persönliches Treffen mündlich zu stellen ist. Die Einreichung eines Antrags auf ein persönliches Gespräch gilt nicht als Meldung.
4. In dem in Absatz 3 genannten Fall wird der Antrag mit Zustimmung des Hinweisgebers dokumentiert in Form von:
a) einer durchsuchbaren Aufzeichnung des Gesprächs, oder
b) einer vom Meldeempfänger erstellten Aufzeichnung des Gesprächs, die dessen genauen Verlauf wiedergibt.
5. In dem in Absatz 4 Buchstabe b) genannten Fall kann der Hinweisgeber das Gesprächsprotokoll überprüfen, berichtigen und genehmigen, indem er es unterzeichnet.
1. Nach der inhaltlichen Prüfung der auf die in § 3 beschriebene Weise eingegangenen Meldung führt der Empfänger eine formale Prüfung der Meldung durch, die darin besteht, zu überprüfen, ob die Meldung die gesetzlich vorgeschriebenen formalen Anforderungen erfüllen und die Durchführung der Tätigkeiten zuzulassen. Eine Meldung erfüllt die formalen Kriterien insbesondere dann nicht, wenn:
a) gefälschte Daten des Hinweisgebers enthält,
b) sich nicht auf einen Rechtsverstoß bezieht,
c) sich auf Informationen über den Verstoß bezieht, die ausschließlich außerhalb eines arbeitsbezogenen Kontextes gewonnen wurden,
d) die Nachricht nicht in gutem Glauben verfasst wurde oder böswillig ist,
e) keine ausreichenden Informationen vorliegen, um weitere Untersuchungen zu ermöglichen,
f) der Betreff der Meldung bereits gelöst wurde. 4
2. Werden entfernbare formale Hindernisse festgestellt, setzt sich der Meldeempfänger mit der Person, von der die Meldung stammt, in Verbindung, sofern diese eine Kontaktadresse angegeben hat, und fordert sie auf, diese innerhalb einer bestimmten Frist zu entfernen. Im Falle der Angabe falscher Daten des Hinweisgebers in der Meldung informiert der Meldeempfänger die betreffende Person über die Notwendigkeit, wahrheitsgemäße Daten zu übermitteln, unter Androhung, die Meldung unbearbeitet zu lassen.
3. Wenn in der Meldung keine Kontaktadresse angegeben ist (und auch sonst keine formalen Hindernisse bestehen), wird die Meldung bearbeitet, und zwar ohne die Verpflichtung, mit dem Hinweisgeber Kontakt aufzunehmen.
4. Nach einer formalen Prüfung trifft der Meldungsempfänger eine Entscheidung über die Meldung:
a) die Meldung ohne Bearbeitung zu lassen, wenn die Angaben zum Hinweisgeber nicht der Wahrheit entsprechen;
b) die Meldung abzulehnen, wenn formale Hindernisse für das Verfahren bestehen;
c) die Meldung in anderen Fällen anzunehmen.
1. Der Meldeempfänger hat den Erhalt der Meldung innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt in Papierform oder elektronischer Form zu bestätigen, es sei denn, der Melder hat keine Kontaktadresse angegeben, an die die Bestätigung übermittelt werden soll.
2. Die Bestätigung des Empfangs der Meldung muss mindestens das Datum des Empfangs und die Kontaktdaten des Meldeempfängers enthalten.
3. Der Meldeempfänger leitet nach Erhalt der Meldung den Inhalt der Meldung unverzüglich an den Inspektor weiter, es sei denn, die Meldung abgelehnt wurde.
Der Meldungsempfänger teilt die Entscheidung über die Ablehnung einer Meldung und die Gründe für diese Entscheidung in Papier- oder elektronischer Form mit.
Sobald die Meldung vom Meldungsempfänger beim Inspektor eingereicht worden ist, vervollständigt der Inspektor, soweit möglich, das interne Meldungsregister mit einem Eintrag zu dieser Meldung
1. Sobald eine Meldung angenommen und in das Register eingetragen wurde, fährt der Inspektor mit der Ermittlung fort. Bezieht sich die Meldung jedoch auf Informationen über einen Verstoß in einem Fall, in dem (auf der Grundlage derselben Daten und Beweise) bereits ein Verfahren nach den Richtlinien durchgeführt wurde oder derzeit läuft, so stellt der Inspektor, nachdem er diese Umstände überprüft hat, das Verfahren ein.
2. Das Ermittlungsverfahren zielt insbesondere darauf ab, die Richtigkeit der in der Meldung enthaltenen Informationen zu überprüfen, den Wahrheitsgehalt der in der Meldung enthaltenen Behauptungen zu bewerten und gegebenenfalls den Verstoß, der Gegenstand der Meldung ist, abzustellen.
3. Der Inspektor ist verpflichtet, die in diesen Richtlinien vorgesehenen Folgemaßnahmen mit der gebotenen Sorgfalt durchzuführen, und ist dafür verantwortlich, mit dem Hinweisgeber im Laufe der Untersuchung in dem Maße zu kommunizieren, wie es zur Erreichung des in Absatz 2 genannten Ziels erforderlich ist.
1. Der Inspektor kann nach Prüfung der Meldung der Geschäftsführung der Gesellschaft eine Empfehlung für vorläufige Maßnahmen geben.
2. Vorläufige Maßnahmen können insbesondere sein:
a) die periodische Entfernung der benannten Person von ihrer derzeitigen Beschäftigung oder ihren sonstigen Aufgaben,
b) die periodische Einführung besonderer Regeln für die geschäftliche Kommunikation oder die Entscheidungsfindung,
c) das Festhalten von Material, das sich im Besitz der benannten Person befindet.
1. Das Ermittlungsverfahren wird vom Inspektor durchgeführt. Der Inspektor kann Personen mit Fachwissen auswählen, die an den von ihm ausgewählten Tätigkeiten teilnehmen. Die auf diese Weise ausgewählten Personen müssen die Anforderungen an den Inspektor erfüllen und unter anderem ordnungsgemäß ermächtigt und unparteiisch sein. Der Gesellschaft ist verpflichtet, einen Antrag des Inspektors auf persönliche Unterstützung bei der Klärung eines Falls und die damit verbundenen angemessenen Kosten zu berücksichtigen.
2. Im Rahmen des Ermittlungsverfahrens hat der Inspektor das Recht, innerhalb der Grenzen der Befugnisse der Gesellschaft:
a) Dokumente einzusehen und Zugang zu ihnen zu erhalten,
b) Korrespondenz zu führen, um den Stand des Falles zu ermitteln,
c) Gegenstände, Räumlichkeiten oder Einrichtungen zu besichtigen,
d) sich in den Räumlichkeiten, die der Gesellschaft zur Verfügung stehen, unter Beachtung der Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften zu bewegen,
e) den Hinweisgeber zu befragen,
f) Zeugen zu befragen, 6
g) eine Dokumentation anzufertigen (Protokolle, Kopien von Dokumenten, Fotos, elektronische Aufzeichnungen usw.).
3. Bei jedem ersten direkten Kontakt, im Rahmen des Ermittlungsverfahrens (z. B. Schriftverkehr oder Zeugenbefragung), des Inspektors mit einer Person, die kein Mitarbeiter der Gesellschaft ist, unterrichtet der Inspektor diese Person über den Inhalt der vorliegenden Richtlinien.
1. Die Gesellschaft ist im Rahmen ihrer Befugnisse verpflichtet, den Inspektor zu unterstützen, damit dieser seine Aufgaben sorgfältig erfüllen kann, insbesondere durch:
a) Zugang zu Personen, Räumlichkeiten, Einrichtungen und Unterlagen gewährt,
b) die Zeit, in der er seine Aufgaben wahrnimmt, als Arbeit anerkennt und erforderlichenfalls Überstunden leistet,
c) Bereitstellung technischer Mittel und organisatorischer Vorkehrungen zur Erleichterung der Aufgabenerfüllung,
d) die Zeit der Teilnahme an den im Verfahren vorgesehenen Tätigkeiten, einschließlich der Zeit von Zeugenaussagen und der Zeit von Sachverständigentätigkeiten, als Arbeitszeit anzusehen.
2. Die von der Gesellschaft beschäftigten Personen sind verpflichtet, mit dem Inspektor zusammenzuarbeiten, damit dieser seine Aufgaben gewissenhaft erfüllen kann. Zeugen sind nicht verpflichtet, in Fällen, in denen sie nach der Strafprozessordnung nicht dazu verpflichtet wären, entsprechend auszusagen oder Fragen zu beantworten.
1. Die Beendigung des Ermittlungsverfahrens durch den Inspektor erfolgt, wenn:
a) der Inspektor feststellt, dass die formalen Hindernisse gemäß § 4 Abs. 1 nach Annahme der Meldung nicht zu beseitigen sind,
b) wenn festgestellt wird, dass eine wirksame Weiterverfolgung nicht möglich ist (z. B. aufgrund des fehlenden Zugangs zu Informationen oder zu dem erforderlichen Fachwissen) oder zu einer unrechtmäßigen Bedrohung der Rechte und Freiheiten einer Person oder des öffentlichen Interesses führen könnte,
c) alle für die Klärung des Sachverhalts erforderlichen Informationen im Rahmen des Ermittlungsverfahrens festgestellt wurden, insbesondere ob ein Verstoß vorliegt.
2. Im Falle von entfernbaren formalen Hindernissen für eine Meldung kann der Inspektor in jeder Phase des Verfahrens Kontakt mit der Person aufnehmen, von der die Meldung stammt, um diese Hindernisse zu beseitigen.
1. Nach Abschluss der Ermittlung übermittelt der Inspektor der Geschäftsführung Informationen über seine Feststellungen und, soweit gerechtfertigt, eine Empfehlung für Maßnahmen zur Behebung des Verstoßes.
2. Ist die Erteilung von Auskünften gemäß Absatz 1 unter Berücksichtigung aller Umstände, insbesondere im Interesse der Untersuchung, nicht gerechtfertigt, so leitet der Inspektor die Informationen an eine andere geeignete Person weiter, die über weitestgehende Befugnisse verfügt, um weitere wirksame Maßnahmen zu ergreifen.
3. Könnte die Vornahme der in den Absätzen 1 bis 2 genannten Handlungen zu einer unrechtmäßigen Bedrohung der Rechte und Freiheiten einer Person oder des öffentlichen Interesses führen, so kann der Inspektor von diesen Handlungen absehen und die Angelegenheit einem externen Verfahren unterziehen.
4. Nach Abschluss des Verfahrens gibt der Inspektor dem Hinweisgeber eine Rückmeldung gemäß § 14.
5. Der Hinweisgeber kann innerhalb von 7 Tagen, nachdem er von der Beendigung des Verfahrens unterrichtet wurde, in Papier- oder elektronischer Form unter Verwendung der in § 3 Absatz 3 Buchstaben a) und b) genannten Methoden einen Antrag auf erneute Prüfung des Falls stellen. Der Antrag sollte eine Begründung enthalten.
6. Der Inspektor kann den Hinweisgeber über die Möglichkeit informieren, den Fall an andere einschlägige Verfahren zu verweisen, eine externe Mitteilung zu machen oder die Strafverfolgungsbehörden zu benachrichtigen.
1. Im Laufe des Verfahrens und spätestens bei Abschluss des Ermittlungsverfahrens, jedoch nicht später als innerhalb der sich aus Absatz 2 ergebenden Frist, übermittelt der Inspektor dem Hinweisgeber eine Rückmeldung, es sei denn, der Hinweisgeber hat keine Kontaktdaten angegeben. Je nach Stadium des Ermittlungsverfahrens enthält die Rückmeldung so weit wie möglich Informationen darüber, ob ein Verstoß festgestellt wurde oder nicht, sowie über die geplanten oder getroffenen Folgemaßnahmen und die Gründe für diese Folgemaßnahmen. 2.
2. Die Rückmeldung wird dem Hinweisgeber spätestens innerhalb folgender Fristen übermittelt:
a) 3 Monate nach Bestätigung der Meldung, vorbehaltlich des Buchstabens b,
b) 3 Monate und 7 Tage ab dem Datum der Meldung, wenn der Inspektor dem Hinweisgeber innerhalb dieser Frist keine Bestätigung der Meldung übermittelt hat, – es sei denn, der Hinweisgeber hat keine Kontaktdaten angegeben, an die eine Rückmeldung erfolgen soll.
. Die Gesellschaft, die Organe und Einrichtungen, die in ihrem Namen gemäß dem Gesetz und dem Verfahren handeln, gewähren dem Hinweisgeber und der Person, auf die sich der Meldung bezieht, sowie dem in der Meldung angegebenen Dritten, Schutz ihrer Identität – verstanden als Beschränkung der Kenntnis von Umständen, die direkt oder indirekt die Identifizierung der genannten Personen ermöglichen, auf einen angemessenen Kreis von Personen, die schriftlich ermächtigt und zur Geheimhaltung dieser Daten verpflichtet sind.
2. Die Bestimmungen des Absatzes 1 gelten nicht für Fälle, in denen die Offenlegung der in Absatz 1 genannten Informationen nach allgemein geltendem Recht erforderlich ist.
1. Die Gesellschaft ernennt einen Inspektor als Meldungsempfänger, es sei denn, die Gesellschaft ernennt gemäß Absatz 4 eine externe Stelle für diese Aufgabe.
2. Zu den Aufgaben und Befugnissen des Meldungsempfängers gehört die Wahrnehmung der im Gesetz und in den Richtlinien festgelegten Aufgaben, insbesondere:
a) die Überwachung der in § 3 genannten Meldewege und die formale Kontrolle der Meldungen,
b) die Entscheidung über die Annahme und Ablehnung der Meldung auf der Grundlage der in den Richtlinien beschriebenen Vorgaben und der allgemein geltenden Vorschriften,
c) dem Hinweisgeber die Annahme der Meldung zu bestätigen oder ihn über die Verweigerung der Annahme in geeigneten Fällen zu informieren.
3. Die Gesellschaft bevollmächtigt den Meldungsempfänger schriftlich, die im Verfahren genannten Tätigkeiten auszuüben, und verpflichtet den Meldungsempfänger, die im Rahmen der Annahme der Meldung erhaltenen Informationen und personenbezogenen Daten auch nach Beendigung dieser Funktion, des Arbeitsverhältnisses oder des sonstigen Rechtsverhältnisses, in dessen Rahmen er diese Funktion ausgeübt hat, geheim zu halten.
4. Handelt es sich bei dem Meldeempfänger um ein externes Unternehmen, schließt die Gesellschaft einen Vertrag zur Beauftragung mit der Entgegennahme von Anmeldungen und mit der Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß den Anforderungen des Gesetzes und der DSGVO ab. In diesem Fall teilt die Gesellschaft die Einzelheiten des auf diese Weise ermittelten Empfängers der Meldungen in der üblichen Weise mit.
1. Die Gesellschaft ernennt jede Person, die die in § 2 Buchstabe c genannte Position innehat, zum Compliance-Beauftragten. Der Inspektor ist die Person, die befugt ist, Meldungen zu überprüfen und Folgemaßnahmen zu ergreifen.
2. Zum Inspektor kann eine Person bestellt werden, die:
a) über die Qualifikationen und Kenntnisse verfügt, um diese Richtlinien ordnungsgemäß und wirksam anzuwenden, was insbesondere die wirksame Durchführung des Ermittlungsverfahrens einschließt,
b) über ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügt, 9
c) eine Position innehat, die die Unabhängigkeit begünstigt.
3. Der Inspektor ist verpflichtet, seine beruflichen Qualifikationen zu verbessern.
4. Zu den Aufgaben und Befugnissen des Inspektors gehört die Wahrnehmung der im Gesetz und im Verfahren festgelegten Aufgaben, insbesondere:
a) die Durchführung des Ermittlungsverfahrens,
b) die Durchführung der in den Richtlinien festgelegten Tätigkeiten nach Abschluss des Ermittlungsverfahrens,
c) Aufrechterhaltung des Kontakts mit dem Hinweisgeber, einschließlich der Rückmeldung an den Hinweisgeber,
d) Führung eines Registers der Meldungen und Akten des Verfahrens,
e) die Behandlung von Einsprüchen gemäß dem Verfahren.
5. Die Gesellschaft veröffentlicht die Kontaktdaten des Inspektors in der von der Gesellschaft festgelegten Weise.
6. Während der Abwesenheit der Person, die als Inspektor tätig ist, ist die Person, die die Position des Senior Lawyer („stellvertretender Inspektor“) bei EWL Group innehat, berechtigt, die Aufgaben des Inspektors wahrzunehmen. Der Inspektor kann auch, wenn dies im Interesse des Verfahrens gerechtfertigt ist, die Bestellung eines Stellvertreters für die Verhandlung einer Sache verlangen. Die Bestimmungen über den Inspektor gelten sinngemäß für den stellvertretenden Inspektor. Der Stellvertreter hat die für den Inspektor geltenden Anforderungen zu erfüllen, einschließlich des Vorliegens der entsprechenden Ermächtigung.
7. Der Inspektor und jede Person, die den Inspektor bei der Überprüfung von Meldungen oder der Durchführung anderer Folgemaßnahmen unterstützt (stellvertretender Inspektor, Person, die für die Teilnahme an ausgewählten Maßnahmen ausgewählt wurde), muss von der Gesellschaft schriftlich ermächtigt werden, (gegebenenfalls) interne Meldungen zu überprüfen, Folgemaßnahmen zu ergreifen und personenbezogene Daten zu verarbeiten. Die bevollmächtigten Personen sind verpflichtet, über die Informationen und personenbezogenen Daten, die sie im Rahmen der Überprüfung interner Meldungen und Folgemaßnahmen erhalten haben, Stillschweigen zu bewahren, auch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder eines anderen Rechtsverhältnisses, in dessen Rahmen sie diese Tätigkeit ausgeübt haben.
1. Der Inspektor ist bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben und Befugnisse unabhängig und unterliegt nicht den Weisungen seiner Vorgesetzten.
2. Die ordnungsgemäße Erfüllung seiner Aufgaben darf für den Inspektor keine negativen Folgen haben.
1. Der Inspektor hat seine Aufgaben unparteiisch zu erfüllen.
2. Der Inspektor ist verpflichtet, sich selbst von allen Maßnahmen im Rahmen dieses Verfahrens auszuschließen, wenn ein Umstand vorliegt, der Anlass zu begründeten Zweifeln an seiner 10 Unparteilichkeit gibt. Dies gilt insbesondere, wenn sich das Ergebnis der Untersuchung unmittelbar oder mittelbar auf die Rechte oder Pflichten der Person, die ihre Funktion ausübt, oder der ihr nahestehenden Personen auswirken könnte.
3. Der Inspektor unterrichtet die Gesellschaft unverzüglich über die in Absatz 2 genannten Umstände, wobei er zur Geheimhaltung des Sachverhalts verpflichtet ist.
4. Zuvor vom Inspektor ergriffene Maßnahmen bleiben in Kraft.
5. In dem in Absatz 2 genannten Fall bestellen die Unternehmen unverzüglich einen Stellvertreter, der den Fall bearbeitet.
6. Wenn die Einhaltung des in den Absätzen 3 bis 5 genannten Verfahrens zu einer unrechtmäßigen Bedrohung der Rechte und Freiheiten einer Person oder des öffentlichen Interesses führen könnte, sollte der Inspektor das Verfahren einstellen, den Unterzeichner durch eine Rückmeldung davon in Kenntnis setzen und ihn über die Möglichkeit unterrichten, den Fall an ein externes Verfahren zu verweisen.
11. Die Gesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten, die sie im Rahmen der Durchführung dieses Verfahrens erhält, gemäß den gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der DSGVO.
2. Personenbezogene Daten des Hinweisgebers, die die Feststellung seiner Identität ermöglichen, dürfen nicht an Unbefugte weitergegeben werden, es sei denn, der Hinweisgeber hat ausdrücklich seine Zustimmung erteilt. Dies gilt nicht, wenn die Weitergabe eine notwendige und verhältnismäßige rechtliche Verpflichtung im Zusammenhang mit behördlichen Ermittlungen oder vorgerichtlichen oder gerichtlichen Verfahren darstellt, auch um die Verteidigungsrechte der gemeldeten Person zu gewährleisten.
3. Der Inspektor wendet geeignete technische und organisatorische Datenschutzmaßnahmen an, um insbesondere zu verhindern, dass Unbefugte Zugang zu den von der Meldung betroffenen Informationen erhalten, und um den Schutz der Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers, der gemeldeten Person und des in der Meldung genannten Dritten zu gewährleisten. Zu diesem Zweck ist der Inspektor insbesondere verpflichtet:
a) einen Bildschirmschoner zu verwenden oder sich abzumelden, wenn er oder sie den Computerarbeitsplatz auch nur für kurze Zeit verlässt;
b) alle Dokumente, Dateien und Datenträger in Papier- oder elektronischer Form vor Zerstörung, Manipulation oder unbefugtem Zugriff zu schützen;
c) den Grundsatz des sauberen Schreibtisches anzuwenden, d. h. Dokumente oder Datenträger nach Beendigung der Aufgabe nicht unbeaufsichtigt zu lassen;
d) Dokumente so zu vernichten, dass ihr Inhalt nicht rekonstruiert werden kann;
e) Verwendung eines passwortgeschützten Kontos mit einem angemessenen Komplexitätsgrad gemäß der diesbezüglichen Politik des Unternehmens und gegebenenfalls einer mehrstufigen Authentifizierung; 11
f) Verwendung eines angemessenen Systemschutzes gegen Schadsoftware (Firewall, AntivirenSoftware) und Aktualisierung dieser Software; und
g) nur sichere Internetverbindungen und vertrauenswürdige Cloud-Zugänge zu verwenden;
h) Einsatz von Verschlüsselungstechniken in den verwendeten Geräten;
i) Aufbewahrung von Datenträgern (auf Papier und in elektronischer Form) in einem verschlossenen Raum (z. B. in einem Schrank in dem Raum, in dem der Inspektor seine Aufgaben wahrnimmt).
4. Der Inspektor ergreift Maßnahmen zum Schutz der Identität des Hinweisgebers und der Person, auf die sich die Meldung bezieht, im Einklang mit diesem Verfahren.
1. Der Inspektor bewahrt die Verfahrensakten für jede Meldung mit der Bezeichnung der Gesellschaft getrennt auf, wobei er die Grundsätze der Kontinuität und Integrität wahrt.
2. Die Gesellschaft sorgt für geeignete Bedingungen zum Schutz der Verfahrensakte vor Zerstörung, Beschädigung oder Verlust, insbesondere durch Gewährleistung einer angemessenen Luftfeuchtigkeit, Temperatur und Sicherung des Raumes gegen unbefugten Zutritt.
3. Der Inspektor bewahrt die im Laufe des Ermittlungsverfahrens gesammelten oder mit dem Verfahren nach der Annahme der Meldung zusammenhängenden Unterlagen für den nachstehend angegebenen Zeitraum auf:
a) Meldung – 3 Jahre nach dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Folgemaßnahme abgeschlossen wurde oder nach Abschluss des durch die Folgemaßnahme eingeleiteten Verfahrens,
b) Dokumente, die im Laufe des Ermittlungsverfahrens erhoben wurden, mit Ausnahme von Arbeitsunterlagen, die ausschließlich zur Erleichterung der Ermittlungen erstellt wurden – 3 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Folgemaßnahmen abgeschlossen wurden oder das durch diese Maßnahmen eingeleitete Verfahren abgeschlossen wurde,
c) Arbeitsunterlagen, die ausschließlich zum Zweck der Verbesserung der Verfahren erstellt wurden (z. B. interne Vermerke über getroffene Maßnahmen) – bis zum Abschluss der Untersuchung,
d) Register der internen Meldungen – der Eintrag zu einer Meldung wird für einen Zeitraum von 3 Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres aufbewahrt, in dem die Folgemaßnahmen abgeschlossen wurden oder das durch diese Maßnahmen eingeleitete Verfahren beendet wurde,
e) Unterlagen im Zusammenhang mit dem Verfahren über die Annahme der Meldung in Fällen, in denen die Meldung abgelehnt wurde: 3 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Notifizierung abgelehnt wurde.
4. Nach Ablauf der in Absatz 3 genannten Fristen werden die Dokumente (und im Falle des Registers der internen Meldungen der Eintrag zu einer bestimmten Meldung) unverzüglich endgültig gelöscht bzw. vernichtet, es sei denn, die Verpflichtung zur Aufbewahrung ergibt sich aus allgemein verbindlichen Vorschriften.
5. Die Verarbeitung personenbezogener Daten, die in den in Absatz 3 Buchstaben a-c genannten Dokumenten enthalten sind, ist für die Annahme der Meldung oder etwaiger Folgemaßnahmen erforderlich. Personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung der Meldung nicht relevant sind, dürfen nicht erhoben werden und sind, falls sie versehentlich erhoben werden, unverzüglich zu löschen. Die 12 Löschung solcher personenbezogenen Daten erfolgt innerhalb von 14 Tagen nach der Feststellung, dass sie für den Fall nicht relevant sind.
Es wird darauf hingewiesen, dass:
a) Der für die Verarbeitung der im Rahmen dieses Verfahrens erhaltenen personenbezogenen Daten im Hinblick auf die Erfüllung der Verpflichtungen im Zusammenhang mit dem auf der Grundlage dieses Verfahrens gestellten Antrag ist der Meldungsempfänger.
b) Der für die Verarbeitung Verantwortliche der im Rahmen dieses Verfahrens erhaltenen personenbezogenen Daten ist die Gesellschaft, für die der Inspektorin dem angegebenen Umfang tätig wird.
c) Für alle Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte per E-Mail an: [email protected] oder schriftlich an EWL: 160 Aleje Jerozolimskie , 02-326 Warszawa, mit dem Vermerk „To the Whistleblower-Inspector“.
d) Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Entgegennahme und Überprüfung interner Meldungen und der Durchführung von Folgemaßnahmen erhoben werden, werden verarbeitet, um eine im öffentlichen Interesse liegende Aufgabe zu erfüllen, d.h. um eine Meldung zu erhalten oder Folgemaßnahmen zu ergreifen. Da die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse erforderlich ist, werden personenbezogene Daten auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e der DSGVO und, was Daten besonderer Kategorien betrifft, auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe g der DSGVO verarbeitet. Die im Register der internen Bewerbungen des Bewerbungsempfängers erfassten personenbezogenen Daten werden zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO in Verbindung mit Artikel 29 Absatz 1 Nummer 1 des Gesetzes verarbeitet.
e) Personenbezogene Daten werden von allen Verwaltern für einen Zeitraum von drei Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres aufbewahrt, in dem die Folgemaßnahmen abgeschlossen oder die durch diese Maßnahmen eingeleiteten Verfahren beendet wurden, und im Falle der Verweigerung einer Benachrichtigung für einen Zeitraum von drei Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Benachrichtigung verweigert wurde, es sei denn, die Dokumente im Zusammenhang mit der Benachrichtigung sind Teil der Akten von Ermittlungsverfahren oder Gerichts- oder Verwaltungsgerichtsverfahren. In diesem Fall werden die personenbezogenen Daten aufbewahrt, bis das betreffende Verfahren rechtskräftig abgeschlossen ist. Dies gilt nicht für personenbezogene Daten, die in Arbeitsunterlagen erhoben wurden, die ausschließlich zur Erleichterung des Verfahrens erstellt wurden; diese werden bis zum Abschluss der Untersuchung aufbewahrt.
f) Personenbezogene Daten können an Stellen und Einrichtungen weitergegeben werden, die nach dem Gesetz zur Verarbeitung solcher Daten befugt sind, einschließlich öffentlicher Ämter und Behörden. Personenbezogene Daten können an die von der Gesellschaft zur Entgegennahme interner Berichte ermächtigte Stelle und an Stellen, die Rechtsberatung leisten, weitergegeben werden. 13
g) Der Administrator wird keine Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation weitergeben, es sei denn, die Anfrage bezieht sich auf ein Unternehmen der EWL-Gruppe, das sich außerhalb des EWR befindet. Sollte eine solche Übermittlung erforderlich sein, werden die betroffenen Personen entsprechend informiert.
h) Die betroffene Person hat das Recht auf Auskunft über ihre personenbezogenen Daten und das Recht, die Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, die Übertragbarkeit ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sowie das Recht, eine Beschwerde beim Präsidenten der Datenschutzbehörde einzureichen, wenn die betroffene Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen die Bestimmungen der DSGVO verstößt.
i) Die betroffene Person hat das Recht, sich jederzeit gegen die Verarbeitung ihrer Daten zu wehren. In diesem Fall wird das Unternehmen die Verarbeitung der Daten der betroffenen Person für die oben genannten Zwecke einstellen, es sei denn, das Unternehmen kann nachweisen, dass es berechtigte Gründe in Bezug auf die betroffene Person gibt, die ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder ihre Daten sind für die mögliche Feststellung, Geltendmachung oder Verteidigung von Ansprüchen erforderlich.
j) Werden personenbezogene Daten von der betroffenen Person erhoben, so ist die Bereitstellung der personenbezogenen Daten freiwillig.
k) Werden personenbezogene Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben, so handelt es sich bei den betreffenden Datenkategorien um Informationen, die der Inspektor im Zusammenhang mit der Durchführung des Ermittlungsverfahrens erhalten hat, d. h. um Informationen über Vorgänge, die Gegenstand von Ermittlungen sind, und die Quelle der personenbezogenen Daten kann die Person sein, die die interne Meldung macht, Personen, die im Besitz von Informationen sind, die für die Klärung des Falles relevant sind, oder Dokumente, die im Laufe des Ermittlungsverfahrens gesammelt wurden.
l) Wurden die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben, so erteilt der Inspektor dieser Person die in Artikel 14 Absätze 1 und 2 DSGVO genannten Auskünfte in den in Artikel 14 Absatz 5 DSGVO genannten Fällen nicht (u. a. wenn sich die Erteilung dieser Auskünfte als unmöglich erweist oder mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden wäre). Der Inspektor erteilt keine Auskünfte über die Herkunft der personenbezogenen Daten und stellt diese Auskünfte nicht gemäß Artikel 15 Absatz 1 Buchstabe g) DSGVO zur Verfügung, es sei denn, der Hinweisgeber erfüllt nicht die in Artikel 6 des Gesetzes genannten Bedingungen oder hat ausdrücklich in die Offenlegung seiner Identität eingewilligt.
1. Der Inspektor führt ein Register der internen Meldungen und der im Laufe des Ermittlungsverfahrens gesammelten Unterlagen. 14
1. Der Hinweisgeber hat das Recht, eine Meldung direkt an die zuständigen Behörden sowie an die Organe, Einrichtungen oder Organisationseinheiten der Europäischen Union zu richten. Insbesondere kann der Hinweisgeber eine externe Meldung machen, ohne zuvor eine Meldung auf der Grundlage des Verfahrens oder eine andere interne Meldung zu machen.
2. Stellen, die externe Meldungen erhalten, sind insbesondere:
a) Regulierungsbehörden und staatliche Inspektionen, darunter: i. Bundesamt für Justiz ii. Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht iii. Bundeskartellamt iv. Bundesnetzagentur v. Generalzolldirektion
b) Organe, Einrichtungen oder organisatorische Einheiten der Europäischen Union, einschließlich: i. Das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung, ii. Der Europäische Rechnungshof, iii. Die Europäische Staatsanwaltschaft.
Erhält der Inspektor im Laufe des Meldeverfahrens oder des Ermittlungsverfahrens Informationen, einschließlich eines begründeten Verdachts, über einen anderen Verstoß als einen Rechtsverstoß (z.B. Mobbing, Diskriminierung), so kann der Inspektor:
a) die diesbezüglichen Informationen an ein anderes für die Durchführung des betreffenden Verfahrens zuständiges Gesellschaftsorgan oder an den Arbeitgeber weitergeben und mit Zustimmung der meldenden Person diese Informationen zusammen mit ihren personenbezogenen Daten übermitteln.
b) die Meldung einreichende Person auf die Möglichkeit hinweisen, die Angelegenheit an andere zuständige Verfahren weiterzuleiten oder Strafverfolgungsbehörden zu benachrichtigen.
1. Das Verfahren tritt 7 Tage nach seiner Bekanntgabe an die Mitarbeiter auf die von der Gesellschaft festgelegte Weise in Kraft.
2. Der Text des Verfahrens wird auf der Website der Gesellschaft unter der entsprechenden Registerkarte in einer Weise zur Verfügung gestellt, die für alle Personen leicht zugänglich ist, die eine Meldung über einen Rechtsverstoß machen können, der in einem arbeitsbezogenen Kontext erfolgt ist.
